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数字网络化管理后，档案实体与日常服务将分离开来，档案实体被作为原始的凭证入库保存，日常服务则利用存储在档案管理系统或OA系统中的电子档案。分而治之，形成一个包含各类信息在内的信息系统，实现“信息资源共享”，既省了利用者的时间，又提高了利用效率
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